7 táticas sobre como informatizar o seu restaurante

Informatizar seu restaurante tem se tornado peça fundamental na gestão. As facilidades são impressionantes e aqueles que insistem em não prestar atenção nessa revolução tecnológica tendem a estagnarem no tempo — e nos negócios. As empresas que não se adaptam para incluir em seus processos as novas ferramentas encontram ainda mais dificuldade para enfrentar a concorrência do mercado.

Ter esse cuidado com o seu restaurante também é especialmente importante. Contar com um sistema informatizado permite mais facilidade e condições para reunir todas as informações diárias do estabelecimento, tais como fluxo de caixa, cadastro de fornecedores e clientes, controle de estoque e registro de funcionários. Tantos benefícios exigem cuidados igualmente numerosos no momento da escolha das tecnologias a serem aplicadas.

No entanto, apesar de muitos empreendedores já conhecerem essa necessidade de atualizar sua gestão, a maioria ainda possui dificuldades em modernizar seus negócios.

Para aqueles que querem saber como informatizar seu restaurante, nós preparamos algumas dicas para serem aplicadas durante este processo, com métodos que tornarão a rotina empresarial mais eficiente. Confira!

Por que investir na informatização do meu restaurante?

Como muitos restaurantes e demais negócios de alimentos e bebidas ainda são familiares ou relativamente jovens, é comum que o empreendedor pense que informatizar seu restaurante é um gasto desnecessário.

É preciso ter em mente que, mesmo em um ambiente onde se usa muita mão de obra braçal, como um restaurante, o uso inteligente da tecnologia pode trazer muitos benefícios.

Algumas das vantagens obtidas com a instalação de um software de gestão em seu restaurante são:

  • maior agilidade: com o fim do uso de pedaços de papel, garçons e equipe de cozinha podem se organizar melhor. Além disso, sem a necessidade de ir o tempo todo à cozinha deixar as comandas, os garçons ficam mais livres para atender os clientes;
  • estoque controlado: um controle de estoque digital facilita toda a sua dinâmica de compras, além de permitir que você veja quais itens estão parados no estoque, cotações recentes, produtos próximos ao vencimento etc;
  • delivery mais organizado: se seu restaurante trabalha com serviço de entregas, um sistema informatizado vai agilizar o atendimento aos clientes, além de controlar os tempos de saída dos produtos e o tempo de entrega;
  • armazenamento na nuvem: com uma ferramenta de armazenamento na nuvem, você poderá acessar os dados do seu restaurante, em tempo real, em qualquer lugar do mundo por um computador ou mesmo pelo seu celular.

Como vimos, informatizar seu restaurante pode trazer vantagens competitivas para seu negócio frente à concorrência, ajudando você a eliminar custos e se antecipar às necessidades dos clientes.

Agora, confira algumas dicas para implementar as melhores ferramentas de tecnologia no seu negócio.

Como informatizar o restaurante?

1. Invista em um software de gestão

Os editores de texto e planilhas facilitam o trabalho de um gestor, mas ainda não atendem a todas as necessidades de um restaurante. Sistemas de cadastro de clientes e funcionários; controle de fluxo de caixa; monitoramento de estoque; relacionamento com fornecedores e outras funcionalidades são itens muito importantes mas que não são disponibilizados nos editores.

A boa notícia é que já existem no mercado softwares de gestão que permitem o amplo controle do negócio, sendo grandes aliados de empresários que buscam maior eficiência. As informações estratégicas podem ser reunidas em um mesmo ambiente e compartilhadas facilmente com os colaboradores da empresa.

2. Atente-se às novidades do mercado

Para informatizar seu restaurante, você deve observar atentamente quais tecnologias aplicar no seu negócio. Frequentemente, alguma opção pode parecer extremamente promissora, porém, trata-se de uma solução já antiga ou que tem prazo de validade próximo da expiração.

Entre os principais problemas desses casos, destacam-se a provável perda de uma assistência e manutenção técnica especializada e, portanto, a baixa qualidade do serviço empregado.

Por isso, ao escolher o seu software de gestão, observe os seguintes pontos:

  • cadastro de mercadoria, fornecedores e clientes;
  • inspeção, monitoramento, controle de estoque físico (validades e quantidades) e financeiro (custos);
  • gerenciamento financeiro (fluxo de caixa, despesas com funcionários, manutenção e divulgação) e demonstrativo de resultados diários, semanais, quinzenais, mensais e sazonais.

É essencial que os itens acima sejam cobertos pelo aplicativo ou software escolhido pois, dessa maneira, você poderá ter uma gestão muito mais precisa e eficiente no seu restaurante. Com poucos itens, será possível, por exemplo, monitorar o desempenho e custos referentes a cada funcionário, área de investimento (como publicidade e decoração) e itens da sua despensa.

Logo, você terá a chance de reduzir custos, otimizar investimentos e, consequentemente, prosperar; sem que seja necessário dispender de novos grandes investimentos.

Portanto, priorize as soluções tecnológicas que ofereçam consultorias, treinamentos ou aulas sobre o manuseio de suas funcionalidades. Afinal, saber utilizar todas as possibilidades de um software é um requisito básico para que o investimento traga retorno. Isso inclui todos que trabalham no local — desde recepcionistas, caixas e garçons até os administradores e equipe responsável pelo marketing do restaurante.

3. Verifique o suporte fornecido pela tecnologia escolhida

Tecnologias obsoletas, além de deixarem a desejar, geralmente não oferecem um suporte técnico eficiente — ou sequer oferecem algum. Mas não se deixe enganar: um bom suporte vai muito além da manutenção e correção de eventuais falhas.

Para que a tecnologia empregada realmente seja capaz de potencializar todos os seus resultados, ela deve, antes de mais nada, ser passível de manejo por todos na sua equipe. Em outras palavras: todos no seu restaurante devem ser capazes de manusear as partes dos processos que lhe dizem respeito.

Garçons devem saber utilizar os equipamentos que serão destinados para que eles consigam reunir e transmitir, da maneira mais ágil possível, todas as informações e solicitações do cliente. Cozinheiros e chefs devem observar as informações que a tecnologia poderá facilitar, os prazos de validade e abastecimento de mercadorias. Gestores deverão avaliar os dados e métricas apresentados de cada setor para que desenvolvam técnicas gerenciais mais eficientes, dentre outros.

4. Seja inovador no uso da tecnologia

Utilizar os recursos tecnológicos em diferentes áreas do restaurante é uma saída estratégica que facilita toda a cadeia de produção. Smartphones ou tablets são usados, por exemplo, por garçons para anotar pedidos. E essas informações são disponibilizadas em rede acessível para os outros colaboradores.

Com esses recursos, os garçons não precisam sair correndo entre as mesas para anotar pedidos, levar as informações para a cozinha, buscar os pratos e servir os clientes. A tecnologia ajuda a informação a circular com mais facilidade e o garçom passa a ser um atendente que pode focar na relação com os clientes no salão — o que poderá ser constantemente avaliado de modo a desenvolver estratégias cada vez mais eficazes.

5. Aposte na automação

Não só de panelas fumegantes é feita uma cozinha. A automação de um restaurante também deve acontecer ali, pois não basta colocar um smartphone ou um tablet na mão de um garçom para que a informação chegue até esse local. Por isso, é importante disponibilizar impressoras e ou displays de pedidos nas cozinhas. Assim, cada pedido feito é impresso e chega rapidamente às mãos dos cozinheiros.

Esse tipo de tecnologia permite a economia de tempo do garçom, que não fica correndo pelo restaurante com pedidos, as solicitações chegam com agilidade à cozinha e os pratos saem mais rápido, dentre outros ganhos. Além disso, os pratos podem ser encaminhados para as mesas por outros profissionais que não sejam os garçons, liberando-os para focar no atendimento aos clientes.

6. Crie boas experiências para os seus clientes

A agilidade no registro e entrega de pedidos contribui para a melhora da experiência dos clientes em um restaurante, mas é possível tornar esses momentos ainda mais agradáveis. Cardápios digitais podem ser consultados para facilitar a escolha dos pratos — e não apenas com informações textuais, mas também com fotos e dicas de harmonização.

A tecnologia também auxilia a forma de pagamento. As informações geradas pelos garçons por meio dos dispositivos móveis também são enviadas para o caixa, que gera a conta e os cupons fiscais — o cliente paga a conta com mais facilidade e o controle de caixa é mais eficiente.

7. Priorize o planejamento estratégico

O aplicativo escolhido para informatizar o seu restaurante pode ser genérico ou especializado — enquanto o primeiro dispõe de funcionalidades mais gerais e que podem ser aplicadas para diversos tipos de negócios, o segundo apresenta soluções mais específicas para um determinado ramo.

A vantagem dos genéricos são os preços mais baixos. No entanto, a eficácia deles não abrange particularidades e necessidades específicas para um restaurante e, consequentemente, dificilmente apresentará taxas de retorno sobre o investimento que sejam comparáveis com os especializados.

Sistemas de automação ainda geram uma quantidade de informações que podem ser usadas para o planejamento das estratégias de um restaurante. Como neles é possível criar um controle sobre as compras necessárias, contas a pagar, monitoramento do estoque, entre outras informações, fica muito mais simples montar cardápios, criar promoções, formatar programas de incentivo aos funcionários e, até mesmo, fazer o controle de ponto.

Uma série de informações fundamentais para as tomadas de decisões estratégicas — e que requerem um cuidado dobrado no momento da escolha da solução a ser empregada.

Como escolher o melhor sistema para meu restaurante?

Agora que você já entende a importância de informatizar seu restaurante, fica a pergunta: como posso escolher a melhor solução para meu negócio? Para ajudar você a responder essa pergunta, listamos os principais pontos que devem ser levados em consideração na hora de contratar um software de gestão.

Perfil do restaurante

Antes de mais nada, é preciso traçar um perfil da sua casa: qual seu tipo de atendimento? Qual o estilo de comida? Qual o foco da sua operação? Essas perguntas ajudarão você a saber qual ferramenta é a mais adequada ao seu caso.

Necessidades

Quais as necessidades diárias da sua operação? O que pode ser melhorado imediatamente? Aqui, conhecer bem seus processos é fundamental.

Custo benefício

Nem sempre os produtos mais caros do mercado são os que entregam os melhores resultados, então, faça uma boa pesquisa.

Prazo de retorno

Como qualquer investimento, a contratação de um software de gestão só faz sentido se trouxer lucros mensuráveis para seu negócio. Procure determinar, antes de fechar o contrato, em quanto tempo a tecnologia lhe dará retorno financeiro.

Suporte e manutenção

Sabemos que restaurantes não costumam operar em horários convencionais, e você não pode correr o risco de ficar sem assistência técnica sábado à noite. Procure soluções que ofereçam suporte rápido 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Apenas depois de checar todos esses itens você pode saber se a solução de software que está cotando é a mais indicada para suas necessidades atuais.

Agora que você já sabe tudo sobre como e por que informatizar seu restaurante, baixe nosso e-book gratuito e conheça também as vantagens que um bom software de gestão pode trazer para seu negócio!

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