Você sente a necessidade de compreender melhor as finanças do seu empreendimento ou da organização onde trabalha? Gostaria de ter uma visão mais ampla da situação financeira da sua empresa, ou mesmo dar mais agilidade a processos, sobretudo do setor de contabilidade? Ou talvez você tenha dificuldades em encontrar tributação adequada para seu negócio?
Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas, então o plano de contas é a ferramenta que fará a diferença na sua gestão. Entenda como neste artigo que preparamos para você.
Saiba o que é plano de contas
O plano de contas (também conhecido como elenco de contas) nada mais é que o agrupamento de todos os débitos e créditos que a sua empresa possui. Em outras palavras, é o registro de todas as contas de que a empresa precisa para registrar as movimentações financeiras que aconteceram durante sua operação.
Assim, o plano de contas disponibiliza um panorama mais amplo e concreto acerca da situação financeira real da empresa, fornecendo dados e instrumentos valiosos para que você possa tomar decisões acertadas.
De posse dessa visão mais ampla, é possível enxergar com clareza quais setores precisam de reformulações ou cortes orçamentários, quais estão gerando mais lucro e quais aqueles que poderiam se beneficiar de uma maior injeção de recursos. Além disso, um plano bem elaborado pode dinamizar o trabalho do setor contábil da empresa, agilizando o pagamento de tributos e encargos e reduzindo a inadimplência.
Entenda como organizar o plano de contas
Para que você possa extrair o máximo de seu plano de contas e reduzir as despesas, é preciso que ele seja bem organizado, de forma a possibilitar uma leitura eficaz por qualquer pessoa que precise acessá-lo.
Por mais que cada empresa seja individual e, portanto, requeira um plano personalizado às suas necessidades, existem elementos universais que devem estar presentes em seu elenco de contas. Para obter um planejamento eficiente, é interessante dividi-lo nos seguintes grandes grupos:
- Ativo: contém todas as contas que representam bens ou direitos da empresa;
- Passivo: aqui devem ser agrupadas todas as obrigações da empresa, bem como seu patrimônio líquido;
- Receitas e Despesas: aqui encontram-se todas as contas de resultado. Quando seu saldo é credor, representa uma receita; se o saldo for devedor, tem-se uma despesa.
Tenha atenção ao detalhamento
Criar contas detalhadas e organizadas em níveis e subníveis vai lhe conferir um maior nível de controle sobre as receitas e despesas da empresa. Por exemplo, dentro do grupo “Despesas”, você pode lançar a conta “Despesas Fixas”, sob a qual entrarão lançamentos como Aluguel, Salários, Internet e outros.
Para garantir que seu plano de contas será lido de forma rápida e eficaz, procure estruturá-lo em forma de árvore:
1. Despesas;
1.1. Despesas fixas;
1.1.1. Aluguel;
1.1.2. Salários;
Dessa forma, a visualização das contas e os lançamentos contábeis serão mais simples e ágeis.
Aprenda como montar um plano de contas eficiente
Abaixo, nós separamos para você algumas dicas para ajudar a montar um plano de contas eficiente para sua empresa. Confira:
1. Divida as contas em grupos
O principal objetivo de um plano de contas é separar receitas de despesas, itens fixos e variáveis, facilitando sua visualização para tomada de decisões.
Por ser um documento muito complexo, é interessante dividir seu plano de contas em pastas e subpastas, atribuindo uma função para cada.
A divisão mais básica de seu plano deve conter três categorias:
- ativo: compreende contas a receber e posses;
- passivo: abrange todas as contas a pagar, impostos e demais tributos;
- receitas e despesas: aqui temos vendas, prestação de serviços, doações, insumos e mais uma grande variedade de itens.
Esses três grupos conferirão a estrutura básica ao seu plano, mas é preciso ter em mente que cada um deles possui subgrupos e especificidades que não devem ser ignoradas.
Assim, os itens do ativo podem ser imobilizados, circulantes ou não-circulantes, por exemplo. No passivo temos o patrimônio líquido, além de itens também circulantes e não-circulantes.
As receitas descrevem tudo aquilo que entra na empresa, e compreendem a venda ou aluguel de produtos e serviços. Se for do interesse do gestor, elas podem ser separadas por linhas de produtos, facilitando a visualização dos dados.
As despesas, por fim, compreendem todo o dinheiro que sai da empresa, desde aluguel e contas a pagar até manutenção de veículos e benfeitorias.
Na hora de preparar o documento final, é sempre interessante pedir ajuda ao seu contador para definir cada subtópico.
2. Pré-elabore as contas em um plano
Uma vez que você tenha identificado todas as contas da sua empresa e antes de enviá-las ao seu escritório de contabilidade, é interessante que você as organize, elaborando uma espécie de pré-plano.
Aqui, vamos juntar os conceitos que vimos no item anterior de ativo, passivo, receita e despesa com o detalhamento em árvores, que vimos mais acima.
O resultado final deve se parecer com o seguinte:
1. Ativo;
1.1. Ativo não-circulante;
1.1.1. Ativos de longo prazo;
1.1.2. Investimentos;
Essa estrutura deve ser seguida em todas as pastas, garantindo um controle das contas mais rápido e eficiente.
Na hora de elaborar esse documento, é importante também que você verifique as exigências legais que concernem especificamente o tipo de planejamento que você tem em mente. Isso porque, dependendo do objetivo do seu plano, ele deve ser estruturado de uma forma diferente. Assim, um balanço patrimonial, por exemplo, é diferente de um demonstrativo de resultados do exercício.
3. Use a tecnologia a seu favor
Elaborar um plano de contas é uma tarefa difícil, que exige conhecimentos específicos e muita atenção. Felizmente, o empresário hoje pode contar com soluções tecnológicas diversas.
Existem no mercado soluções em software que ajudam você a elaborar um plano de contas claro e eficiente com muito mais facilidade. Além de contarem com suporte especializado, essas soluções também fornecem treinamento para você e sua equipe construírem um plano de contas sem maiores problemas.
Como vimos, um bom plano de contas é fundamental para que a contabilidade da sua empresa funcione de forma fluida, deixando você livre para focar naquilo que é mais importante: gerir um negócio com excelência.
E, se você precisar de ajuda para organizar as contas da sua empresa — ou quiser aplicar tecnologias e estratégias que vão destacá-la no mercado —, entre em contato conosco! Será um prazer ajudar sua empresa a alcançar a excelência.
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