Você já conhece a importância do fechamento de caixa?
O procedimento é essencial para a administração e para o financeiro da empresa e auxilia na saúde do negócio.
De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 48% das empresas brasileiras fecham por má gestão financeira.
Por isso, controlar de perto as movimentações financeiras da sua empresa é tão importante.
Quer saber mais sobre o fechamento de caixa? Acompanhe a leitura!
O que é um fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é um processo realizado para analisar as entradas e saídas de um período.
Observar se as movimentações financeiras estão de acordo com o dinheiro em caixa e identificar possíveis erros é essencial para a saúde do negócio.
Quanto antes for realizada essa análise, mais fácil identificar falhas. Por isso, o período recomendado para fazer o fechamento de caixa é diariamente.
Entretanto, o controle também deve ser realizado de forma mensal e anual.
– Qual a principal função do fechamento de caixa?
A função do fechamento de caixa é identificar se houve algum furo no caixa durante aquele período ou até mesmo dinheiro extra.
A diferença entre o registro em caixa e o valor encontrado pode ser referente a um troco entregue errado, um acúmulo de centavos que no final gerou um valor significativo e até fraudes.
Imagine que dia após dia houve pequenos prejuízos no caixa, mas esses valores não foram contabilizados diariamente.
No final do mês, quando o empreendedor for realizar o fechamento, os valores não vão ser mais tão pequenos e podem causar uma diferença significativa na saúde financeira da empresa.
O fechamento de caixa em curtos períodos de tempo torna a gestão financeira mais organizada, cuidadosa e transparente.
Como funciona o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa do seu restaurante pode ser feito manualmente, em planilhas ou por meio de um sistema de gestão financeira, que vai tornar o processo mais simples e automatizado.
No processo de abertura e fechamento de caixa, deve ser decidido:
- a frequência que o caixa será fechado;
- quem será o responsável pelo fechamento;
- o fundo de troco, isto é, o valor inicial reservado para o caixa antes das vendas começarem;
- como será feito o fechamento (manual ou por sistema de gestão);
- como será feita a sangria de caixa (retirada do dinheiro em caixa para um local mais seguro).
A importância do fechamento de caixa para o estabelecimento?
Fechar o caixa com regularidade é uma tarefa de extrema importância para a saúde financeira da empresa.
Muitos negócios fecham pela falta de controle nas operações financeiras, o que não é difícil de acontecer.
Retiradas de dinheiro do caixa sem se programar ou sem registrar podem fazer com que as receitas se percam, assim como o controle da sua movimentação financeira.
Como fazer o fechamento de caixa?
1 – Defina um saldo inicial
No começo do dia, quando ainda não foi realizada nenhuma venda, é importante ter um pouco de dinheiro em caixa para troco.
Este saldo precisa ser registrado e a diferença deve ser considerada no final do dia, na hora do fechamento.
Se você tiver um sistema de gestão, confira se o saldo inicial em caixa bate com o que está definido no sistema.
2 – Registre entradas e saídas
Todas as entradas e saídas de dinheiro devem ser registradas.
Além das vendas em dinheiro, considere também comprovantes de cartão de crédito e débito, cheques, tickets e vale alimentação.
Se o seu restaurante possui um sistema de gestão, essas informações já estarão automaticamente no sistema. Depois é só conferir!
Nas saídas de dinheiro considere as sangrias feitas, isto é, a mudança do dinheiro para um local mais seguro.
3 – Confira os valores
Ao final do dia, é hora de realizar a conferência!
Todos a movimentação do caixa durante o dia ou período analisado deve fechar com o dinheiro que se tem em caixa.
4 – Realize o fechamento
Consiste em somar todas as entradas e diminuir das saídas para obter o resultado final do fechamento.
Leia também: Relacionamento com o cliente: Dicas para o seu restaurante
Principais cuidados ao fazer o fechamento de caixa
Sempre que houver mudança do operador de caixa, é importante que haja o fechamento dos valores.
Se possível, o próprio operador deve fazer o fechamento.
Oferecer treinamentos para a equipe e ferramentas de controle automatizadas abrem menos espaço para erros e facilitam um fechamento de caixa bem feito.
Além disso, outro ponto de atenção é considerar sempre a sangria e o reforço de caixa nas movimentações.
O reforço de caixa é uma adição de dinheiro ao caixa durante o dia, para dar troco aos clientes.
Por fim, incorpore o fechamento de caixa como uma tarefa rotineira e não menospreze nenhum valor na contagem.
No final do dia, esses valores fazem toda a diferença.
Por que investir no fechamento de caixa automatizado?
Um fechamento de caixa automatizado pode tornar um processo administrativo burocrático em uma tarefa muito mais objetiva.
A automatização economiza tempo de preenchimento manual e ainda padroniza a forma de registro dos lançamentos, reduzindo possíveis erros e facilitando na tomada de decisões.
Ter o controle de caixa de onde você estiver e poder emitir relatórios com um simples toque são algumas das vantagens da automatização do fechamento de caixa.
O fechamento de caixa é um processo de controle e a automatização expande e intensifica esta supervisão, facilitando todo o processo.
Sistema para restaurante KCMS
O sistema de gestão da KCMS organiza todas as entradas e saídas de valores do seu caixa de forma automática.
Com a KCMS cuidando do seu sistema financeiro, a chance de haver perdas e fraudes é reduzida ao máximo.
As informações são organizadas de forma padronizada e você e seus funcionários economizam algo precioso: o tempo.
Além disso, o sistema financeiro possui integração com várias outras informações importantes como o sistema de estoque, entregas, pedidos pelo iFood e muito mais!
Conclusão
Fazer o fechamento de caixa de forma rigorosa é fundamental para a saúde financeira do negócio.
Ninguém quer perder o controle das contas e por isso o registro padronizado e diário é a melhor opção.
Para fazer o fechamento de caixa, lembre-se que todo valor importa e deve ser registrado.
Essa é uma tarefa importante para deixar a sua empresa longe das estatísticas de negócios em crise.
E aí, como é feito o fechamento de caixa por aí?
Leia também: Ficha Técnica de Restaurante: O que é, tipos e como fazer