Como um software pode ajudar contadores e clientes em uma gestão mais eficiente

Muito mais do que apenas agilidade no fechamento contábil, ter um software que apoie seus clientes na gestão das informações pode trazer ainda muitos outros benefícios, como segurança das informações e redução de falhas.

Todos sabem que o segredo do sucesso de uma empresa está na boa gestão e no uso inteligente do tempo. Pensando por esse aspecto, certamente você nunca parou para refletir quanto tempo do seu dia é gasto com assuntos administrativos e burocráticos do seu negócio. Ou ainda, de quanta mão de obra especializada tem que dispor para atender cada demanda, a fim de efetuar corretamente as tarefas administrativas de cada área: fechamento financeiro, contábil, fiscal, entre outras.

E nos dias atuais, diante de uma concorrência cada vez mais acirrada, as empresas se veem obrigadas a buscar novos diferenciais competitivos, por meio de práticas que garantam uma administração inteligente e enxuta.  Não podem, jamais, parar no tempo.

Para esses casos, um software de gestão pode ajudar muito na otimização de todo o processo, eliminando tanto a possibilidade de erros quanto agilizando a morosidade do controle, que até então efetuado manualmente.

Você, como empresário pode pensar: “Sou pequeno, ainda estou crescendo e não preciso de um software. Consigo dar conta de tudo sozinho”. Aí está a grande sacada. Abrir mão das atividades manuais, pode ser um grande diferencial para o seu negócio, já que o tempo gasto com essas atividades poderá ser utilizado com outras áreas, como estratégia de vendas, por exemplo. É sempre bom lembrar que a concorrência não para e está sempre inovando.

Vantagens do software de gestão

A grande vantagem de implantar um software de gestão na sua empresa é poder focar as atividades estratégicas sem ter que abdicar do cuidado e atenção na gestão administrativa. As horas gastas nessas atividades cotidianas se transformarão em minutos, pois as informações serão imputadas no sistema uma única vez e, a partir daí, cada informação tomará o seu “rumo”: relatórios, pesquisas, envio de informações contábeis, retenção de impostos, fechamento, entre tantas outras atividades que o software possibilita.

É importante dizer que não é só o empresário e sua empresa sai ganhando com a automação da gestão. A área contábil, seja da própria empresa ou do escritório de contabilidade que recebe as informações mensais, também. A segurança de que as informações emitidas estão corretas agiliza muito todo o processo tanto para a empresa, que lançará apenas uma vez no sistema, quanto para o contador, que recebe mensalmente as informações as quais poderá confiar.

Veja abaixo algumas vantagens da implantação do software de gestão:

Padronização do trabalho

Todos os relatórios serão padronizados, bem com a maneira de inserir as informações no sistema também. Independentemente de quem o faça, só haverá uma forma de lançar. Além disso, as informações retiradas do sistema são verdadeiras, baseadas exclusivamente nos dados lançados anteriormente, sem chances de improvisos.

Substituição dos controles manuais

Os controles manuais, na maioria das vezes feitos através de planilhas, não apresentam uma informação abrangente e não há possibilidade de interligar informações sem que essas sejam lançadas duas ou até mais vezes em vários arquivos, aumentando o risco de erros ou falhas. Já o software apresenta uma compilação desses dados e possibilita uma análise global das informações do sistema.

Otimização do trabalho

A informação é inserida uma única vez e permitirá a emissão de relatórios e controles. Uma vez imputada no sistema a informação servirá para todos os controles e relatórios existentes no software, impossibilitando duplicidade de informações ou retrabalhos por erros ou falta de informações.

Uso inteligente do tempo

O empresário sai do gerenciamento da parte burocrática e poderá se dedicar a estratégia do negócio. O tempo economizado com assuntos administrativos poderá ser utilizado para vender, estudar novas estratégias de mercado, buscar novos clientes, etc.

Emissão de relatórios

A ferramenta servirá de apoio também para as estratégias de vendas e tomadas de decisão, pois com o software será possível criar indicadores e metas, analisar histórico de vendas ou das despesas, conferir o estoque, o faturamento, entre outras possibilidades.

Base de dados confiável

A forma padronizada de trabalho permite total confiabilidade nas informações extraídas do sistema, sem possibilidade de erros ou divergência de dados. As informações corretas possibilitam agilidade e eficiência tanto para o cliente quanto para o contador, que não receberá números incorretos ou documentos fora do prazo para lançamento devido a erros de cálculo ou até mesmo lançamento.

Adequação a legislação de cada segmento

O sistema é preparado para obedecer às normas de cada segmento de atuação, principalmente em relação ao fisco, obrigações tributárias e as contribuições obrigatórias de cada segmento de mercado.

Atualização de acordo com a alteração tributária

Sempre que há uma alteração nas normas e legislações vigentes (o que é bastante comum no país) o software também é atualizado. Essa ação impossibilita envio de dados incorretos tanto para os órgãos governamentais, quanto para o contador, minimizando a chance de erros no recolhimento ou lançamentos, evitando assim retrabalho por ambas as partes.

Listamos alguns, mas ainda há inúmeros benefícios que a implantação de um bom software de gestão pode trazer para sua empresa. É bom lembrar que atualmente no mercado há muitos sistemas disponíveis para atendê-lo da melhor forma possível e você deve buscar aquele que oferece mais aderência ao seu negócio e atendimento confiável.

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