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O que é uma Nota Fiscal eletrônica?

Por Juliana Rodrigues
Publicado em 18 de abril de 2017
Modificado em 8 de maio de 2019
O que é uma nota fiscal eletrônica

Você precisa informatizar o seu estabelecimento, mas ainda tem dúvidas de como fazer essa implantação e qual sua importância? Um dos elementos mais úteis é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

O documento fiscal digital é relevante e atende à demanda do governo federal, que implantou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Esse projeto tem por objetivo aumentar a fiscalização e integrar os fiscos — e você precisa se atentar a essas obrigatoriedades.

O que você deve estar se perguntando é: o que é a NF-e? Quais benefícios ela trará? Como consultá-la de forma completa? Essas perguntas serão respondidas neste post. Vamos lá?

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e substituiu a emissão do documento fiscal em papel. Ela tem validade jurídica devido à assinatura digital e simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes. Ao mesmo tempo, o fisco consegue acompanhar as operações comerciais em tempo real.

A finalidade dessa ideia é implantar um modelo nacional para a documentação das operações de prestação de serviços e circulação de mercadorias. A NF-e também serve para o recolhimento de impostos e sua não utilização é considerada sonegação fiscal.

A maioria dos municípios já emite e faz a exigência de adoção do modelo eletrônico. Esse processo é feito pela internet e o arquivo pode ser armazenado eletronicamente.

Quais os benefícios da NF-e?

A emissão digital da nota fiscal oferece mudanças significativas para o gerenciamento das informações fiscais. Esse é apenas um dos benefícios, mas existem muitos outros.

Veja alguns deles:

  • aumento da confiabilidade das informações;
  • melhor controle fiscal;
  • menor consumo de papel;
  • criação de novas oportunidades de negócios;
  • redução de retrabalho na digitação das notas;
  • diminuição dos custos com impressão, aquisição de papel, envio e armazenagem do documento fiscal.

Quais são os tipos de NF-e?

Existe mais de um tipo de NF-e. Essa descrição é especificamente voltada para a compra e venda de mercadorias físicas. Ela substituiu os modelos 1 e 1-A e é obrigatória para as operações de exportação, importação, interestaduais e de transferência de produtos entre estoques.

Ainda existe a NFS-e, que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Ela destina-se para os casos de prestação de serviço. A diferença para o modelo tradicional é que não há incidência de tributos federais e estaduais, mas há a cobrança de ISS.

Já a NFC-e representa o cupom fiscal emitido depois da aquisição de um produto ou serviço.

Como emitir e fazer a consulta completa da NF-e?

A emissão desse documento deve ser feita de acordo com algumas etapas. Veja a seguir quais são elas:

Obtenha um certificado digital

A NF-e precisa ter um certificado digital para ter validade jurídica. É esse recurso que comprova a autenticidade do documento. Ele pode ser conseguido por uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Credencie-se na Secretaria da Fazenda (Sefaz)

A emissão da nota requer um credenciamento na Sefaz. Esse processo é simples, mas varia de acordo com o estado. Em muitos casos é possível escolher a modalidade “Em homologação” para que você faça testes, já que as notas emitidas nesse período não são enviadas oficialmente. Depois é só mudar para “Em produção”.

Adote um software emissor

O programa emissor de NF-e é obrigatório. A Sefaz geralmente disponibiliza o acesso gratuito, mas há previsão de suspensão do serviço. Esse sistema também tem limitações. Por isso vale a pena pensar num programa pago, que oferece mais funcionalidades.

As notas emitidas podem ser consultadas diretamente pelo sistema emissor. Um arquivo XML é armazenado e representa a NF-e. Ele pode ser acessado com uma chave de acesso de 44 dígitos. Esse código está descrito no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

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Juliana Rodrigues


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