O que é uma Nota Fiscal eletrônica?

Você precisa informatizar o seu estabelecimento, mas ainda tem dúvidas de como fazer essa implantação e qual sua importância? Um dos elementos mais úteis é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

O documento fiscal digital é relevante e atende à demanda do governo federal, que implantou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Esse projeto tem por objetivo aumentar a fiscalização e integrar os fiscos — e você precisa se atentar a essas obrigatoriedades.

O que você deve estar se perguntando é: o que é a NF-e? Quais benefícios ela trará? Como consultá-la de forma completa? Essas perguntas serão respondidas neste post. Vamos lá?

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e substituiu a emissão do documento fiscal em papel. Ela tem validade jurídica devido à assinatura digital e simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes. Ao mesmo tempo, o fisco consegue acompanhar as operações comerciais em tempo real.

A finalidade dessa ideia é implantar um modelo nacional para a documentação das operações de prestação de serviços e circulação de mercadorias. A NF-e também serve para o recolhimento de impostos e sua não utilização é considerada sonegação fiscal.

A maioria dos municípios já emite e faz a exigência de adoção do modelo eletrônico. Esse processo é feito pela internet e o arquivo pode ser armazenado eletronicamente.

Quais os benefícios da NF-e?

A emissão digital da nota fiscal oferece mudanças significativas para o gerenciamento das informações fiscais. Esse é apenas um dos benefícios, mas existem muitos outros.

Veja alguns deles:

  • aumento da confiabilidade das informações;
  • melhor controle fiscal;
  • menor consumo de papel;
  • criação de novas oportunidades de negócios;
  • redução de retrabalho na digitação das notas;
  • diminuição dos custos com impressão, aquisição de papel, envio e armazenagem do documento fiscal.

Quais são os tipos de NF-e?

Existe mais de um tipo de NF-e. Essa descrição é especificamente voltada para a compra e venda de mercadorias físicas. Ela substituiu os modelos 1 e 1-A e é obrigatória para as operações de exportação, importação, interestaduais e de transferência de produtos entre estoques.

Ainda existe a NFS-e, que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Ela destina-se para os casos de prestação de serviço. A diferença para o modelo tradicional é que não há incidência de tributos federais e estaduais, mas há a cobrança de ISS.

Já a NFC-e representa o cupom fiscal emitido depois da aquisição de um produto ou serviço.

Como emitir e fazer a consulta completa da NF-e?

A emissão desse documento deve ser feita de acordo com algumas etapas. Veja a seguir quais são elas:

Obtenha um certificado digital

A NF-e precisa ter um certificado digital para ter validade jurídica. É esse recurso que comprova a autenticidade do documento. Ele pode ser conseguido por uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Credencie-se na Secretaria da Fazenda (Sefaz)

A emissão da nota requer um credenciamento na Sefaz. Esse processo é simples, mas varia de acordo com o estado. Em muitos casos é possível escolher a modalidade “Em homologação” para que você faça testes, já que as notas emitidas nesse período não são enviadas oficialmente. Depois é só mudar para “Em produção”.

Adote um software emissor

O programa emissor de NF-e é obrigatório. A Sefaz geralmente disponibiliza o acesso gratuito, mas há previsão de suspensão do serviço. Esse sistema também tem limitações. Por isso vale a pena pensar num programa pago, que oferece mais funcionalidades.

As notas emitidas podem ser consultadas diretamente pelo sistema emissor. Um arquivo XML é armazenado e representa a NF-e. Ele pode ser acessado com uma chave de acesso de 44 dígitos. Esse código está descrito no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

Entendeu todos os pontos mais relevantes da Nota Fiscal Eletrônica? Agora é só implantar na sua empresa. Aproveite e leia o post Gestão fiscal: 4 erros que nunca devem ser cometidos!

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