Ao longo de muitos anos, as planilhas (notadamente, do Excel) foram as ferramentas preferidas pelos empreendedores do setor varejista. De fato, muitas empresas ainda as utilizam para planejamento e gerenciamento de performance. No entanto, se comparadas a um software de gestão, as planilhas apresentam falta de flexibilidade e má qualidade dos dados, além de exigir muito tempo para seu gerenciamento.
Simplesmente não faz sentido continuar usando planilhas quando há melhores opções! Se você está tentando alavancar os resultados do seu negócio, elas são, definitivamente, a ferramenta errada para quem quer fazer um bom trabalho.
Neste post, apresentamos 3 dos principais motivos pelos quais chegou a hora de fazer a substituição das planilhas por um software de gestão em seu negócio. Boa leitura!
1. Software de gestão simplifica o processo de planejamento
Como mencionado acima, muitas empresas continuam inserindo dados em planilhas e compartilhando-os por e-mail. Uma vez que não há trilha de auditoria, se torna ainda mais difícil rastrear e entender mudanças e variações.
Dessa forma, as planilhas podem circular por semanas ou mesmo meses. No final do processo, o departamento financeiro deve enfrentar o (quase impossível) desafio de reunir e conciliar todo um emaranhado de informações.
Com um software de gestão, você pode inserir, editar e armazenar seus dados de planejamento em um único lugar. Não será mais preciso se preocupar em rastrear e gerenciar planilhas individuais.
Os dados são compilados imediatamente, portanto, não há necessidade de reconciliação no final do processo de planejamento. Isso garante, para sua empresa, melhores resultados em menos tempo.
2. Protege seus dados
Existem riscos inerentes à segurança, que estão associados à comunicação via e-mail. Ao utilizar planilhas, você perde o controle de seus dados a partir do momento em que clica no botão “enviar”. Na prática, os e-mails podem ser encontrados por qualquer um.
Hackers e experts em tecnologia conseguem, facilmente, obter acesso não autorizado e remover senhas de planilhas protegidas. Quando usa um software de gestão, você se livra desses riscos, pois todos as suas informações são armazenadas em um local seguro.
Além disso, você controla quem pode visualizar, inserir ou atualizar informações. Os softwares de gestão estão em conformidade com os mais altos padrões de segurança e, portanto, são capazes de manter seus dados íntegros e seguros em todos os momentos.
3. Oferece maior controle sobre o que acontece na empresa
De acordo com a MarketWatch, cerca de 88% das planilhas contém erros. Mesmo a ocorrência de pequenas falhas pode levar a um considerável desperdício de tempo, dinheiro e recursos. Como, de modo geral, não há controle de versão, os erros de rastreamento no Excel tendem a gerar dificuldades e demoras adicionais.
Um software de gestão, por sua vez, permite definir permissões e designar quais usuários podem editar ou alterar fórmulas. Um melhor controle reduz drasticamente a probabilidade de erro humano.
Se, ainda assim, ocorrerem problemas, uma trilha de auditoria detalhada facilita a resolução de problemas, rastreando alterações e permissões.
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