A importância do software para cotação no processo de compras!

Obter informação de forma ágil e confiável é uma necessidade para as empresas. Ferramentas tecnológicas — como um software para cotação, por exemplo — são grandes aliadas na automatização e controle de diversos processos nos dias de hoje.

Um dos principais benefícios é a integração entre os departamentos e a possibilidade de estabelecer um canal de comunicação com os parceiros. Embora a gestão de fornecedores seja uma atividade complexa, até os micro, pequenos e médios empreendedores podem implementar esse tipo de solução.

Para saber como melhorar o seu processo de compras, prossiga com a leitura deste artigo. Aproveite!

O que é um software para cotação?

Em termos simples, uma cotação é uma consulta aos fornecedores previamente cadastrados para conhecer quais são os valores praticados, as características dos produtos e as condições de pagamento para um pedido.

O software para cotação consolida todos esses dados em um sistema, permitindo a troca de informações entre o comprador e os potenciais vendedores.

Veja abaixo algumas das funcionalidades disponíveis:

  • consulta aos pedidos anteriores;
  • acompanhamento do histórico de preços;
  • registro do recebimento das mercadorias;
  • colocação do pedido ao final da negociação;
  • comparação e avaliação das cotações recebidas.

As atividades relacionadas à compra de materiais e produtos para revenda são consideradas estratégicas para o negócio. Por isso, é recomendado implementar sistemas que sejam capazes de automatizar esse processo que pode ser bastante complexo.

Quais são as principais vantagens?

Ter mais segurança durante o processo de compras e transparência nas negociações são duas grandes vantagens trazidas pelo uso de software para cotação, mas não pára por aí!

Melhora a relação com fornecedores

Como os gastos com as compras consomem uma parcela significativa das receitas, é importante desenvolver uma relação de parceria com os fornecedores para que ambos sejam beneficiados.

Com um programa especializado, a rotina de compras é simplificada no momento de:

  • escolher o fornecedor;
  • estabelecer os prazos de entrega;
  • negociar os preços e condições para o suprimento do estoque;
  • determinar a quantidade de mercadorias a ser adquirida.

Afinal, é preciso avaliar quando e como comprar para obter os melhores resultados em termos de preço e qualidade.

Permite a redução de custos

Negociação é a palavra-chave para os profissionais da área de compras. Isso ocorre porque os custos de aquisição têm reflexo direto na política de preços praticada para o consumidor.

Utilizar sistemas de cotação agrega uma funcionalidade estratégica: reunir todos os fornecedores em uma só plataforma. Além disso, é possível empregar um planejamento baseado na necessidade de abastecimento do estoque, evitando compras desnecessárias.

Garante a segurança dos processos

Quanto mais o seu negócio cresce, maior se torna a carga de trabalho do setor de compras. Em muitos casos, há necessidade de começar diversas cotações por dia para mercadorias distintas.

Quando os dados são mantidos no sistema, o risco de erros de lançamento e retrabalho são eliminados. Cada cotação realizada recebe um registro próprio, com as respectivas informações, que não pode ser alterado posteriormente.

Embora a cotação não constitua um contrato ou um pedido de compra, é um documento que possui valor empresarial e deve ser mantido em segurança para futuras consultas.

Já foi mencionado anteriormente que a relação com os fornecedores deve ser construída em uma base de parceria, para que ambas as empresas possam crescer. O software para cotação é mais um mecanismo para tornar essa ideia possível.

Você quer saber como sistemas de gestão podem aprimorar seus processos de compras? Entre em contato conosco e conheça soluções sob medida para o seu negócio!

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