Como aumentar a produtividade do setor administrativo? Entenda!

Algumas vezes, a palavra “produtividade” aparece com tanta frequência na mídia que parece ser alguma moda terrível que veio assombrar os empresários. Mas, na verdade, a produtividade é mesmo importante. Alguns a definem como o equilíbrio entre o excelente aproveitamento dos recursos disponíveis e um alto nível nos resultados obtidos. Em outras palavras, é fazer as coisas certas, do jeito certo. Investir em meios para garanti-la leva a sua empresa a produzir mais, vender mais, ser mais ágil, reduzir os custos e, claro, lucrar mais.

Quer saber como aumentar a produtividade nos setores administrativos? Então, veja estas 6 dicas essenciais.

Estabeleça metas

Um lado da produtividade está ligado a obter resultados de alto nível — estabelecer boas metas é o primeiro passo para a produtividade. Elas devem ser claras e realistas; também é preciso ter uma estratégia definida para atingi-las. Para completar, é necessário que você controle o avanço da sua equipe em direção às metas continuamente, e ajuste sua estratégia de acordo com este controle.

Elimine o desperdício

O outro lado da produtividade que já mencionamos está ligado a aproveitar da melhor maneira os recursos. Neste caso, estamos falando especificamente do desperdício de tempo, que é o recurso mais precioso do setor administrativo — ele não pode ser esticado ou duplicado. Portanto, elimine o desperdício de tempo com distrações, procrastinações (o uso indiscriminado da internet pela equipe é o maior risco aqui) e até mesmo com reuniões. Lembre-se de que qualquer tempo usado em uma atividade que não está agregando valor à empresa é desperdiçado.

Delegue responsabilidades

Você já entendeu que o tempo é um artigo de luxo. Dessa forma, é preciso eliminar o desperdício de tempo da equipe; mas é ideal eliminar o desperdício do seu tempo também. Como gestor, se você usa seu tempo para realizar atividades operacionais, está se desviando dos processos nos quais você gera mais valor para sua empresa: analisar, planejar, comunicar, liderar. Então, delegue as responsabilidades desses trabalhos operacionais aos seus funcionários, e dedique seu tempo aos trabalhos que apenas você, com sua experiência e posição, pode executar.

Utilize as tecnologias a favor do setor

Existem tantas tecnologias disponíveis para as empresas que alguns gestores ficam perdidos e não sabem quais devem aplicar. O essencial é que você aplique tecnologias que podem tanto resolver problemas práticos como também simplificar o processo. Se tudo que a tecnologia faz é trazer o processo para o plano virtual, sem simplificá-lo ou apresentar uma solução, é melhor não gastar seu tempo e dinheiro na implementação. Algumas tendências da tecnologia para empresas nas quais você deve ficar de olho são a computação na nuvem, os softwares de gestão integrada e a análise de big data.

Tenha relatórios estratégicos

Como reconhecer onde estão as falhas de produtividade da sua empresa? E como saber quando sua estratégia deu certo e a produtividade aumentou? Para estas duas perguntas, a resposta é: com relatórios estratégicos. Estes relatórios trazem informações relevantes e detalhadas sobre o desempenho dos setores administrativos. Através deles é possível identificar com precisão os chamados “gargalos”, os pontos em que está havendo falhas no fluxo de trabalho.

Invista na satisfação do funcionário

Já foi comprovado por meio de estudos científicos que para aumentar a produtividade é preciso manter o funcionário satisfeito. Empresas como Google e Facebook acreditam tanto nisso que transformam seus escritórios em verdadeiros paraísos. E ninguém pode questionar se isso funcionou para elas — visto que se tornaram gigantes multinacionais. Investir na satisfação e motivação pode significar coisas diferentes dependendo do perfil do seu funcionário; pode ser uma questão de implementar comissões por vendas ou de criar a sexta-feira do traje casual. A melhor maneira de descobrir as expectativas dos seus funcionários é adotando comunicação transparente e constante com a equipe.

O nível de produtividade da sua empresa está satisfatório ou você está tendo dificuldades para aumentar a produtividade do setor administrativo? Compartilhe sua experiência sobre este tema com a KCMS e com os outros leitores deste blog, deixando um comentário logo abaixo!