A contabilidade que você não vê: fuja dos controles manuais e garanta mais transparência ao seu negócio

Além de facilitar uma série de processos e reduzir o tempo de resposta para a toma da decisão, um software de gestão pode trazer mais transparência à gestão de sua empresa.

Os softwares de gestão vêm conquistando adeptos nos últimos anos e essas soluções já fazem parte do cotidiano de muitas empresas. Porém, ainda é possível encontrar empresários que realizam seus controles de forma manual, por meio de planilhas ou outras formas de controle.

Além da morosidade causada pelo controle manual, é importante lembrar que esses procedimentos não são suficientemente seguros, havendo uma maior chance de lançamentos indevidos ou perda de dados, que vão interferir diretamente no resultado final no trabalho – nas informações incorretas enviadas ao contador, por exemplo.

Outro ponto negativo, é que as tarefas executadas manualmente necessitam de mão de obra especializada e consequentemente mais cara para execução, ou ainda – como é feito na maioria das empresas – acabam tomando o tempo do próprio dono do negócio, que preferem fazê-la já que são informações importantes que não podem ser negligenciadas.

 

Contabilidade em jogo

Um dos principais desafios das empresas que fazem o controle manual é levantar informações corretas com agilidade, principalmente informações de cunho contábil. E tem o outro lado, o dos contadores, em que o principal desafio consiste em receber as informações sem erros, e dentro do prazo estipulado para o fechamento mensal.

Além da otimização do processo para ambas as partes, os sistemas permitem maior eficiência no envio das informações para o escritório de contabilidade. Como os dados são lançados ao longo do mês, podem sem compilados de acordo com a necessidade de cada empresa e na data desejada. Ou seja, garantia de eficiência e transparência para todos.

E no sentido de reduzir a probabilidade de erros, um dos principais benefícios da utilização de um software de gestão é a garantia da adequação dos processos à legislação vigente. Esses sistemas são preparados de modo a obedecerem às regulamentações e a normatizações de cada segmento de atuação, principalmente em relação ao Fisco, obrigações tributárias e contribuições obrigatórias. Neste caso, a integração dos dados da Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência, merecem atenção especial com a implantação do e-Social.

 

Eficiência na gestão

Não importa o tamanho da sua empresa, a utilização de um software de gestão deve ser considerada, pois além de trazer eficiência na execução das tarefas administrativas, o sistema também permite que o dono tenha uma visão global do negócio, sendo possível extrair relatórios e gráficos para trabalhar nas informações a partir de uma base confiável.

A partir dessa base dados, é possível ter uma visão mais estratégica do negócio com a criação de indicadores e metas, análise de histórico de despesas ou de vendas, do faturamento mensal, do estoque, entre tantas outras possibilidades. Sem falar na economia de tempo para execução das tarefas, e na possibilidade de se trabalhar com um quadro de colaboradores mais enxuto, o que conta muito nos dias de hoje.

 

Vantagens do Software de Gestão na Área Contábil e Administrativa

 

Eficiência na extração de informação

Possibilidade de compilar todas as informações necessárias para envio ao escritório de contabilidade com mais eficiência, pois as informações serão lançadas ao longo do mês.

 

Ajuste de acordo com o segmento

O sistema é ajustado de acordo com o segmento da empresa, e a partir daí será programado para recolher os impostos e contribuições obrigatórios da área de atuação;

 

Atualização com a legislação vigente

O Software é atualizado de acordo com a legislação vigente, impossibilitando erros de lançamento com cálculos desatualizados.

 

Transparência nas operações

O sistema de gestão possibilita total transparência nas operações financeiras, fiscais e contábeis trazendo grande vantagem para o negócio. Os pedidos, as compras, o estoque e as vendas são interligados, impossibilitando assim a saída ou entrada de mercadorias sem registro no sistema.

 

Fechamento mensal

Eficiência no processo de fechamento para envio das informações para o contador a partir de base confiável é outra vantagem do software de gestão, sem possibilidade de divergências nas informações.

 

Padronização de dados

O software de gestão permite ainda a padronização do método de trabalho impossibilita que informações incorretas sejam inseridas, impossibilitando falhas.

 

Base de dados confiável

Com um sistema você tem a segurança de trabalhar com uma base de dados confiável e que garante o envio de informações corretas para o contador sem necessidade de retrabalho e sem correr o risco de ter o prazo de entrega perdido por conta de informações incorretas.

 

Identificação de gargalos no orçamento

Ao optar pela implantação do software de gestão, a empresa passará por um levantamento dos processos atuais para serem inseridos no sistema, sendo possível nessa fase, identificar desperdícios ou gargalos no orçamento, que poderão ser prontamente tratados.

 

Tempo é dinheiro

O software de gestão possibilita que o empresário faça melhor uso do seu tempo, focando em outras áreas do negócio como: estratégia de mercado, vendas, relacionamento com o cliente, entre outras.

 

E depois de todos esses pontos analisados, o investimento em um software de gestão adequado a realidade da empresa pode trazer retornos significativos, até mesmo em curto prazo. Então, é essencial escolher um sistema capaz de promover um controle eficaz, que atenda todas as necessidades de sua empresa, independente do tamanho ou área de atuação. O objetivo do software de gestão deve ser padronizar rotinas de trabalho, gerenciar o conhecimento, garantir mais segurança e simplificar o dia a dia da operação.

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