Os 4 pecados capitais da gestão de documentos

No mercado atual, informação é o ativo mais valioso de uma empresa. Justamente por isso, a gestão de documentos ganhou um lugar especial no planejamento estratégico das organizações. Quem não cuida bem dos seus dados, está perdendo negócios importantes.

Mas cuidado: gestão de documentos não é a mesma coisa de arquivamento de documentos. É uma confusão muito comum que pode ser observada em empresas.

Arquivar documentos é o simples ato de guardar informações, seja em meio físico ou digital. A gestão de documentos envolve o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos e informações corporativas, desde o momento em que eles passam a fazer parte da empresa até quando deixam de existir por expiração.

A gestão de documentos é, portanto, um assunto de extrema importância para que a sua empresa siga competitiva no mercado. Veja, abaixo, 4 pecados capitais que você deve evitar no gerenciamento das informações da sua empresa:

1. Falta de controle sobre as emissões e recebimentos

Todo os dias você recebe e emite milhares de documentos, dentre eles notas fiscais, comprovantes, relatórios, etc. A falta de controle sobre essas entradas e saídas é um pecado comum e que gera perdas de dados importantes na empresa.

No caso de notas fiscais, por exemplo, a perda de informações pode implicar, inclusive, em problemas legais para a organização.

2. Falta de controle no arquivamento

Como dissemos, há uma grande diferença entre arquivamento e gestão de documentos. O arquivamento é uma parte da gestão.

Quando se fala em falta de cuidado no arquivamento, o tema gira em torno do armazenamento inadequado e desordenado de papéis dentro da empresa. Por mais que você digitalize algumas informações, ainda existem aquelas que devem ser fisicamente preservadas.

Mas a tecnologia pode ajudar no arquivamento, por meio de um software de gestão que ajude a equipe a guardar e localizar estes documentos de forma fácil e intuitiva.

3. Não ter cópias de segurança

A boa gestão de documentos pressupõe a redundância nos sistemas de segurança da empresa. Imagine que você tenha dados armazenados em um único servidor mas, devido a um acidente causado por questões de eletricidade, você perde esse equipamento. Junto com eles vão os dados e informações importantíssimas para o seu negócio.

Todos os documentos, sobretudo os mais importantes, devem ter cópias de segurança armazenadas em locais distintos dos originais. Isso preserva a segurança da sua empresa e do seu cliente, e conta muitos pontos para a reputação da organização.

4. Não ter controle sobre o acesso aos documentos

Quando você tem uma gestão de documentos eficaz, consegue fazer um rastreamento completo dos arquivos da sua empresa. Assim, é possível saber quais funcionários tiveram acesso aos documentos, quando acessaram e por quanto tempo. Isso traz mais segurança e maior possibilidade de identificar possíveis erros de manipulação e utilização.

Agora que você já sabe o que é gestão de documentos e já viu quais são os pecados a serem evitados nesta área, está na hora de adquirir novos conhecimentos. Então, saiba mais sobre a segurança do armazenamento de dados na nuvem. Boa leitura!

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