Saiba como escolher um software de gestão

Automatizar a gestão do comércio traz inúmeros benefícios aos negócios, tais como agilizar os procedimentos administrativos, reduzir custos e aumentar os lucros. O uso de um software de gestão, por exemplo, já é está presente em praticamente todos os segmentos, seja por pequenas, médias ou grandes empresas.

Essa tecnologia é um investimento de retorno garantido — mas desde que você saiba escolher a solução mais adequada. Pensando nisso, escrevemos este post para alertá-lo sobre os erros que precisam ser evitados nessa escolha. Confira!

A importância da otimização de processos

Em tempos de fluxos de informação cada vez maiores, é fundamental saber otimizar processos para se manter competitivo no mercado. Até porque o número de dados a serem avaliados no dia a dia cresce em paralelo ao de concorrentes se apresentando nas mais diversas áreas. Agilidade e eficiência, portanto, são palavras-chave.

Além disso, a otimização de processos reduz o índice de erros no negócio, capazes muitas vezes de causar prejuízos severos. Um cálculo errado do fluxo de caixa, por exemplo, pode ser responsável por danos consideráveis ao orçamento da empresa, prejudicando seu crescimento.

Por que adotar um software de gestão

Quando falamos de otimização, o uso de sistemas de gestão ocupa um papel essencial. Afinal, eles são responsáveis pela automação de uma série de processos importantes para a organização, como:

  • o controle do fluxo de caixa;
  • o estoque;
  • o contato com fornecedores;
  • a emissão de notas fiscais;
  • a análise das vendas de produtos, entre outros.

Além disso, um software de gestão permite uma visão mais integrada do negócio, já que é utilizado pelos diferentes gestores de cada setor.

O departamento de marketing de um restaurante, por exemplo, pode utilizar as informações de vendas disponibilizadas no sistema, compartilhadas com o diretor da área, a fim de que ele verifique quais itens do cardápio estão com maior saída no mercado e quais não têm uma grande aceitação do público. Assim, ele pode definir parâmetros e estratégias específicas de divulgação.

Todas essas informações estão imediatamente disponíveis no sistema, não sendo necessário solicitá-las ao setor de vendas — que teria de realizar todo o levantamento por conta própria e enviá-lo para o profissional responsável do marketing. Assim, com poucos cliques, o gestor tem acesso aos dados em tempo real e consegue realizar suas estimativas imediatamente.

Ainda podemos destacar outros benefícios da adoção de um software de gestão:

  • mais agilidade nos processos cotidianos;
  • redução de custos — já que os processos técnicos são automatizados — liberando tempo para a realização de atividades analíticas;
  • possibilidade de deslocamento de pessoas para setores mais estratégicos, se for preciso;
  • redução de atrasos e falhas nos procedimentos realizados na empresa;
  • maior integração entre os setores;
  • maior suporte de informações na tomada de decisões importantes, entre outros.

Os erros que você deve evitar ao escolher um software de gestão

Para garantir tudo isso, porém, o próprio processo de escolha da solução exige alguns cuidados. Vejamos, então, o que é importante conferir para evitar erros nessa escolha:

1. Não fazer uma avaliação cuidadosa das necessidades específicas do seu comércio

Quer seja esse o seu primeiro software de gestão, quer seja apenas uma atualização do sistema que você já utiliza, essa é uma decisão de investimento a longo prazo, portanto, precisa ser muito bem pensada.

É fundamental analisar de perto todos os processos do seu negócio para saber, exatamente, do que você precisa. Então, forme uma equipe com funcionários de diferentes setores para discutir e listar tudo o que funciona bem e o que precisa ser aprimorado. Algumas perguntas podem ser úteis nessa identificação de problemas internos:

  • O sistema atual atende as suas necessidades quanto ao controle financeiro do negócio?
  • Sua empresa ainda usa processos manuais, como planilhas em papel?
  • Você consegue manter um bom controle de estoque para reduzir perdas?
  • O tempo atual de atendimento nos pontos de venda está satisfazendo os seus clientes?
  • O seu software permite manter e organizar um cadastro eficiente desses clientes?
  • A falta de relatórios adequados está dificultando a sua tomada de decisões a tempo?
  • O sistema atual lhe fornece informações úteis para aumentar o valor médio de compras por cliente?
  • A produtividade dos seus funcionários é prejudicada por falhas de sistema ou pela falta de um software mais eficiente de gestão?

2. Não analisar os casos de fracasso

Assim como você pode obter recomendações positivas de outros gestores, há por aí muitas histórias de falhas na escolha de um sistema de gestão — e essa é uma ótima oportunidade para aprender com os erros de outras empresas, evitando ter de passar por eles também.

Tente basear a sua decisão em opiniões neutras, e não apenas no que diz o fornecedor do software. O ideal é trocar ideias com quem já usa o programa que você tem em mente e se informar sobre os resultados concretos que eles já obtiveram com essa escolha.

3. Não conferir a facilidade de uso do software de gestão

Além de satisfatório quanto às necessidades do seu negócio, o sistema que você escolher precisa ser fácil de se entender. Pense bem: de nada adianta investir em uma solução cara e muito sofisticada, mas difícil de operar e cheio de recursos que não servem para o seu caso.

Existem hoje ótimas funções, ou módulos, que você pode acrescentar ao software à medida que novas necessidades surgirem. Lembre-se de que é o programa de gestão que deve se adaptar à sua empresa, e não o contrário.

Também vale a pena ressaltar aqui a possibilidade de um sistema baseado em computação na nuvem. Esses sistemas não precisam ser instalados no computador, pois são acessados diretamente pela internet. Com isso, são mais fáceis, seguros e dispensam manutenção local.

4. Não verificar se o fornecedor do programa escolhido oferece um suporte de qualidade

Por fim, ainda é importante que a empresa fornecedora do software de gestão disponibilize consultorias e treinamentos adequados às suas equipes, oferecendo canais de atendimento rápido com profissionais qualificados, sempre prontos para ajudar. Afinal, você precisa se concentrar nos negócios e não pode perder tempo com problemas tecnológicos, certo?

Imagine o prejuízo causado por uma falha no sistema de computadores em horário de pico, com o seu supermercado cheio de clientes esperando atendimento! Então, para não passar por isso, além instalar o sistema é fundamental contar com um bom suporte.

Em suma, evitando estes erros, a sua escolha do software de gestão será recompensadora, e a instalação será um sucesso. Como vimos, ferramentas dessa espécie são essenciais para melhorar todos os processos da empresa, destacando-a no mercado com ações efetivas e destinadas a satisfazer os clientes, promovendo um crescimento sustentável.

Então, gostou deste artigo? Se ficou interessado em adquirir um sistema de gestão para sua empresa, entre em contato com a KCMS e solicite uma consultoria! Estamos sempre preparados para oferecer as melhores soluções tecnológicas para os seus negócios.

Veja também:Como escolher um software de gestão

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