Diariamente, o gestor faz escolhas que afetam o futuro da organização. Por isso, quando o assunto é a escolha do sistema de PDV ideal para a sua empresa, é preciso se basear em dois fatores: as necessidades do negócio e as funcionalidades que o software oferece.
A implementação de um PDV aumentará a produtividade do seu time, proporcionando mais agilidade no atendimento ao cliente e otimizando as vendas. Além disso, com as informações disponibilizadas na ferramenta, o empresário poderá tomar decisões com mais segurança.
É preciso escolher o software que mais se adapte ao seu empreendimento. Para ajudar você, levantamos as principais funcionalidades que essa importante ferramenta precisa ter para conquistar melhores resultados. Confira a seguir!
1. Integração a outros setores da empresa
Esse é um fator que influencia a gestão do tempo da equipe, pois as tarefas podem ser executadas sem redundância ou repetitividade. Uma das principais funcionalidades do PDV é a possibilidade de gerar informação a todos os departamentos da empresa, como:
- vendas;
- financeiro;
- compras;
- fiscal;
- contábil.
Dessa forma, os processos do seu negócio serão otimizados, uma vez que haverá o devido compartilhamento das informações com outros setores, agilizando a emissão de cupons e notas fiscais, ajudando no controle de estoque, finanças e melhorando o atendimento ao cliente.
2. Emissão de notas e cupons fiscais
A automação da emissão ágil de notas e cupons fiscais de venda é uma das soluções que todo sistema de PDV precisa oferecer à empresa. O ganho de eficiência é considerável, pois isso agilizará o atendimento ao cliente, que passará menos tempo na fila e, como consequência, terá uma melhor experiência de compra.
Como a emissão das notas e cupons deverá atender às leis fiscais de cada estado, o sistema de PDV a ser adquirido precisa estar homologado com ECF (Emissor de Cupom Fiscal), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e SAT-CF-e (Software de Autenticação e Transmissão de Cupons Fiscais Eletrônicos).
Essa medida garante que a sua empresa seguirá os padrões exigidos e estará protegida contra multas e penalizações em caso de erros.
3. Facilidade de utilização
Operação intuitiva e fácil de manusear são as palavras que definem um sistema de boa qualidade. O programa precisa ser capaz de desempenhar diversas funções no cotidiano, mas mantendo a simplicidade.
Esse é um equilíbrio difícil de obter, pois de nada adianta adquirir um software complexo e cheio de funcionalidades. Caso os responsáveis por sua operação não sejam capazes de dominarem a ferramenta por ser “complicada demais”, a empresa sofre prejuízo.
Além disso, pela alta rotatividade de funcionários nesse segmento, uma interface mais simples para a utilização do PDV poupará o tempo que seria gasto em longos treinamentos, reduzindo a curva de aprendizado.
4. Ajuda no controle de estoque
O controle de estoque é essencial para a saúde de qualquer empresa do varejo, por esse motivo, o seu sistema de PDV deve estar parametrizado para realizar esse controle. O processo começa no momento do recebimento das mercadorias, comparando os produtos aos pedidos enviados aos fornecedores.
Em seguida, o estoque deve ser organizado para possibilitar a localização dos produtos e o seu envio para as prateleiras da loja. Após a venda, o sistema deve registrar as saídas do depósito para que a área de compras possa planejar o abastecimento dos itens conforme sua necessidade. Nessa última etapa, é fundamental que o seu sistema de PDV ofereça o controle sobre a saída de todos os produtos.
5. Suporte ágil e eficaz
Por melhor que o software seja, com diversas funcionalidades e atendendo a todas as necessidades da empresa, será necessário ter um suporte eficaz para tirar dúvidas que surjam ou para resolver possíveis problemas.
Para evitar que o seu estabelecimento fique sem a utilização do sistema PDV por qualquer motivo, a equipe por trás do suporte do software precisa ser ágil, oferecendo soluções rápidas aos seus clientes.
Verifique como é o suporte da empresa e como a assistência é prestada. Essa informação é essencial na escolha do programa ideal para a sua empresa.
6. Mais mobilidade
Os sistemas mais modernos já estão adaptados para funcionar de forma eficiente em diferentes dispositivos. O acompanhamento das vendas e dos recebimentos pode ser feito pela internet, tanto por computadores quanto por tablets e smartphones.
Além disso, as transações podem ser consultadas remotamente, ou seja, não há necessidade do gestor estar presente na loja para receber as informações em tempo real.
7. Menor incidência de erros de lançamento
Um dos maiores problemas para as empresas que ainda utilizam controles manuais ou realizam lançamentos em planilhas eletrônicas é o elevado número de erros. Sobre o ponto de vista do acompanhamento da quantidade de itens armazenados, por exemplo, caso as vendas ocorram sem o devido registro, a informação não será correta.
Esse cenário é acompanhado pelo indicador de acuracidade de estoque, que informa a diferença entre o estoque físico e as informações presentes no sistema. Por esse motivo, o investimento de oferecer essa praticidade permite que erros e divergências sejam evitados de forma prática.
8. Emissão de relatórios de gestão
Se a sua empresa não é capaz de medir o desempenho dos departamentos, isso quer dizer que não há dados suficientes para saber com clareza quais áreas precisam de atenção. Quando falamos de indicadores e relatórios, é importante destacar que esse tipo de função é fundamental para empresas de todos os portes e setores.
No segmento varejista, a disponibilidade de dados sobre os resultados contribui para o desenvolvimento de iniciativas de melhoria e inovação.
Desse modo, o negócio pode crescer de forma planejada, sem perder de vista a sua estratégia e os objetivos organizacionais. Além disso, o cliente é o principal beneficiado, pois tem acesso a um atendimento ágil e qualificado.
9. Gerenciamento de pedidos
Essa é uma função muito demandada em estabelecimentos como bares e restaurantes, que lidam com diversos clientes ao mesmo tempo e precisam organizar as comandas de cada mesa, o envio de pedidos para a cozinha e o pagamento das contas ao final da refeição.
Por isso, a mobilidade e a estabilidade do sistema são as características que ajudam a tornar o atendimento cada vez mais eficaz, o que repercute diretamente com o aumento das vendas.
Um bom sistema de PDV deve contar com essas funcionalidades para ser implementado de forma eficaz no seu negócio. A utilização da ferramenta será capaz de aumentar a produtividade e otimizar toda a gestão da sua empresa, apresentando uma série de benefícios que virão em forma de bons resultados.
Agora que você já conhece os benefícios de investir em tecnologia, que tal ler mais sobre como aprimorar o atendimento ao cliente? Confira o nosso conteúdo sobre como ampliar a experiência do cliente no seu estabelecimento!
